Chính sách quyền riêng tư
Cập nhật lần cuối: 15/10/2026
Vui lòng đọc trước. Đây là văn bản mẫu, chưa được luật sư rà soát và không phải tư vấn pháp lý. Trước khi bán BotClarify cho bất kỳ ai, BotClarify Pte. Ltd. phải nhờ luật sư đối chiếu văn bản này với pháp luật thực sự áp dụng cho mình và cho khách hàng, đặc biệt là Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 của Việt Nam. Đừng dựa vào văn bản này khi chưa rà soát.
1. Chúng tôi là ai
BotClarify do BotClarify Pte. Ltd. vận hành, địa chỉ 18 Marina Gardens Dr, Singapore 018953. Mọi câu hỏi về chính sách này, vui lòng gửi tới info@botclarify.com.
Chính sách này áp dụng cho trang botclarify.com, ứng dụng tại app.botclarify.com và khung chat BotClarify nhúng trên website của khách hàng.
2. Hai vai trò khác nhau, và vì sao điều đó quan trọng
Có hai loại dữ liệu cá nhân ở đây, và chúng tôi xử lý chúng theo hai cách khác nhau.
- Dữ liệu tài khoản và thanh toán của doanh nghiệp dùng BotClarify: họ tên, email, lịch sử đăng nhập, gói dịch vụ. Với dữ liệu này, chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu: chúng tôi quyết định thu thập gì và vì sao, như mô tả trong chính sách này.
- Tài liệu doanh nghiệp tải lên, và tin nhắn của khách hàng của doanh nghiệp gửi qua Facebook, Zalo (chat 1-1 và nhóm) hoặc khung chat website. Với dữ liệu này, chúng tôi là bên xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của doanh nghiệp; doanh nghiệp là bên kiểm soát. Nếu bạn là người đã nhắn tin cho một shop dùng BotClarify và muốn hỏi về dữ liệu của mình, hãy liên hệ shop đó trước.
3. Chúng tôi thu thập những gì
Dữ liệu tài khoản
Họ tên, email, tên doanh nghiệp, vai trò (chủ doanh nghiệp, quản trị, nhân viên), mật khẩu dạng băm, và danh sách nhân viên trong doanh nghiệp.
Tài liệu tải lên
File quản trị viên tải lên (PDF, DOCX, TXT, Markdown, CSV, tối đa 25 MB mỗi file), phần chữ trích từ file, và chỉ mục vector tạo từ phần chữ đó để chatbot tìm kiếm. Dữ liệu cá nhân có trong tài liệu (nếu có) được thu thập cùng tài liệu; điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp chọn tải lên gì.
Tin nhắn từ các kênh
Khi doanh nghiệp kết nối Facebook Page, Zalo hoặc khung chat website, chúng tôi nhận và lưu: nội dung tin nhắn, bình luận và tệp đính kèm; tin nhắn trong các nhóm Zalo mà tài khoản Zalo đã kết nối tham gia (trừ nhóm doanh nghiệp chọn ẩn), kèm tên nhóm, ảnh nhóm và tên, ảnh đại diện của thành viên gửi tin; tên hiển thị và ảnh đại diện công khai của người nhắn; mã định danh người dùng do Facebook/Zalo cấp cho ứng dụng; số điện thoại nếu người nhắn tự gửi trong tin nhắn; với khung chat website, một mã ngẫu nhiên lưu trong trình duyệt của người nhắn để nối các tin nhắn với nhau. Quản trị viên và nhân viên được cấp quyền của doanh nghiệp đọc được các hội thoại này.
Câu trả lời của chatbot
Câu trả lời bot đã gửi hoặc gợi ý, tên tài liệu bot dựa vào, và thời điểm.
Mã truy cập kênh
Mã truy cập Facebook Page, Zalo OA và phiên đăng nhập Zalo (tạo khi quét mã QR) mà quản trị viên cấp, được mã hóa trước khi lưu và chỉ dùng để nhận, gửi tin thay mặt doanh nghiệp.
Nhật ký sử dụng và kỹ thuật
Địa chỉ IP, loại trình duyệt, thao tác trong ứng dụng, thời gian và thông tin lỗi. Chúng tôi dùng để duy trì dịch vụ, tìm lỗi và phát hiện lạm dụng.
Dữ liệu thanh toán
Thanh toán đi qua [[CỔNG THANH TOÁN]]. Bên đó xử lý thông tin thẻ hoặc tài khoản; chúng tôi không bao giờ thấy hay lưu số thẻ đầy đủ. Chúng tôi lưu trạng thái gói, số tiền, ngày và mã giao dịch.
Tin nhắn bạn gửi cho chúng tôi
Nếu bạn gửi email hoặc dùng form liên hệ, chúng tôi lưu nội dung bạn viết, thông tin liên lạc bạn để lại và câu trả lời của chúng tôi.
4. Mục đích và căn cứ xử lý
| Việc chúng tôi làm | Mục đích | Căn cứ |
|---|---|---|
| Tạo và vận hành tài khoản, lưu tài liệu, nhận và gửi tin nhắn, tạo câu trả lời | Cung cấp dịch vụ bạn đăng ký | Thực hiện hợp đồng |
| Thu phí, xuất hóa đơn, lưu chứng từ | Được thanh toán và tuân thủ nghĩa vụ kế toán, thuế | Hợp đồng và nghĩa vụ pháp lý |
| Lưu nhật ký, phát hiện lạm dụng, bảo vệ tài khoản | Giữ dịch vụ an toàn và hoạt động | Lợi ích chính đáng; nghĩa vụ bảo đảm an toàn dữ liệu |
| Hỗ trợ khi bạn liên hệ | Trả lời câu hỏi của bạn | Hợp đồng; sự đồng ý của bạn khi gửi liên hệ |
| Gửi email về dịch vụ (sự cố, thay đổi, gia hạn) | Để bạn nắm được tình trạng tài khoản | Thực hiện hợp đồng |
| Gửi email tiếp thị (nếu có) | Giới thiệu sản phẩm | Sự đồng ý, rút lại bất cứ lúc nào |
| Xử lý tài liệu và tin nhắn của khách hàng doanh nghiệp | Theo chỉ dẫn của doanh nghiệp | Căn cứ của doanh nghiệp (bên kiểm soát); chúng tôi là bên xử lý |
Doanh nghiệp dùng BotClarify chịu trách nhiệm có căn cứ hợp pháp để xử lý dữ liệu của khách hàng mình, bao gồm việc thông báo cho khách rằng tin nhắn có thể được chatbot trả lời tự động và được lưu trên BotClarify.
5. Những điều chúng tôi không làm
- Không dùng tài liệu, tin nhắn hay câu trả lời của bạn để huấn luyện bất kỳ mô hình AI nào, của chúng tôi hay của bên khác.
- Không chia sẻ tài liệu, tin nhắn cho khách hàng khác. Dữ liệu mỗi doanh nghiệp được tách riêng.
- Không bán dữ liệu cá nhân, không chia sẻ cho bên quảng cáo hay môi giới dữ liệu.
- Không chạy quảng cáo theo hành vi hay lập hồ sơ người dùng.
6. Các bên xử lý dữ liệu cho chúng tôi
Chúng tôi không tự vận hành mọi thứ. Dưới đây là các bên xử lý dữ liệu phụ; mỗi bên chỉ xử lý theo chỉ dẫn của chúng tôi.
| Nhà cung cấp | Mục đích | Khu vực |
|---|---|---|
| Supabase | Cơ sở dữ liệu và đăng nhập: tài khoản, tin nhắn, phần chữ trích từ tài liệu, chỉ mục vector. | Singapore |
| Cloudflare | Lưu file tài liệu (R2), trang web, máy nhận webhook từ Facebook/Zalo. | [[KHU VỰC]] |
| Render | Máy chủ chạy ứng dụng BotClarify. | Singapore |
| Voyage AI | Chuyển chữ trong tài liệu và câu hỏi thành vector để tìm kiếm theo nghĩa. | [[KHU VỰC]] |
| DeepSeek | Tạo câu trả lời từ câu hỏi, vài tin nhắn gần nhất và các đoạn tài liệu tìm được. | [[KHU VỰC]] |
| Google Gemini | Nhận dạng chữ (OCR), chỉ dùng cho PDF dạng ảnh scan. | [[KHU VỰC]] |
| [[CỔNG THANH TOÁN]] | Thu phí; giữ thông tin thẻ/tài khoản mà chúng tôi không thấy. | [[KHU VỰC]] |
Meta (Facebook) và Zalo không phải bên xử lý của chúng tôi: đó là các nền tảng doanh nghiệp tự chọn kết nối, và dữ liệu trên đó tuân theo chính sách của chính các nền tảng này.
Chúng tôi có thể cung cấp dữ liệu cho cố vấn chuyên môn, cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu, hoặc cho bên mua lại nếu doanh nghiệp được chuyển nhượng. Nếu danh sách trên thay đổi, chúng tôi cập nhật trang này và báo cho quản trị viên qua email trước khi bên mới bắt đầu xử lý.
7. Nhân viên của chúng tôi
Quản trị viên hệ thống của BotClarify về mặt kỹ thuật có thể đọc dữ liệu đã lưu, gồm tài liệu và tin nhắn, để vận hành và hỗ trợ dịch vụ: sửa lỗi, khôi phục dữ liệu, điều tra lạm dụng, trả lời yêu cầu hỗ trợ. Quyền này chỉ dành cho người cần. Chúng tôi nói rõ điều này thay vì ngầm hứa một sự cách ly mà kiến trúc không thực sự có.
8. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Các nhà cung cấp ở trên đặt máy chủ ở nhiều quốc gia ngoài Việt Nam, gồm Singapore và có thể cả Hoa Kỳ, Trung Quốc. Vì vậy dữ liệu của bạn có thể được chuyển ra nước ngoài. BotClarify Pte. Ltd. lập và lưu hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo yêu cầu của pháp luật Việt Nam [[CẦN LUẬT SƯ XÁC NHẬN THỦ TỤC]]. Bạn có thể hỏi info@botclarify.com về biện pháp bảo vệ áp dụng cho từng nhà cung cấp.
9. Lưu trữ trong bao lâu
- Tài liệu. Lưu đến khi quản trị viên xóa, hoặc đến khi tài khoản bị đóng.
- Hội thoại với khách. Lưu trong suốt thời gian doanh nghiệp còn kết nối kênh đó; bị xóa khi doanh nghiệp ngắt kết nối kênh hoặc đóng tài khoản.
- Hồ sơ tài khoản. Lưu khi tài khoản còn hoạt động và tối đa 6 tháng sau khi đóng, sau đó xóa.
- Chứng từ thanh toán, hóa đơn. Lưu theo thời hạn pháp luật kế toán, thuế yêu cầu.
- Nhật ký kỹ thuật. Tối đa 12 tháng.
- Bản sao lưu. Dữ liệu đã xóa có thể còn trong bản sao lưu mã hóa tối đa 35 ngày trước khi bị ghi đè.
BotClarify không phải dịch vụ sao lưu. Hãy giữ bản gốc của mọi tài liệu bạn tải lên.
10. Quyền của bạn
Theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền được biết về việc xử lý dữ liệu, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, truy cập, yêu cầu chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, phản đối xử lý, yêu cầu cung cấp dữ liệu, khiếu nại, tố cáo và yêu cầu bồi thường theo quy định. Nếu pháp luật nước khác (ví dụ GDPR) áp dụng cho bạn, bạn có các quyền tương ứng theo luật đó.
- Dữ liệu tài khoản của bạn. Viết cho info@botclarify.com. Chúng tôi trả lời trong thời hạn pháp luật quy định, và không quá 30 ngày.
- Dữ liệu trong tài liệu hoặc tin nhắn của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp đó kiểm soát dữ liệu, nên hãy liên hệ họ. Nếu bạn liên hệ chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý.
Chúng tôi không thu phí cho các yêu cầu này. Nếu không hài lòng với cách xử lý, bạn có thể gửi khiếu nại tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao — Bộ Công an) hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nơi bạn sinh sống.
11. Cookie và bộ nhớ trình duyệt
Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo và không chạy theo dõi của bên thứ ba.
Ứng dụng giữ phiên đăng nhập trong bộ nhớ cục bộ (localStorage) của trình duyệt, chỉ để bạn không phải đăng nhập lại. Khung chat website lưu một mã ngẫu nhiên trong trình duyệt của người nhắn để hiển thị lại hội thoại cũ; mã này không chứa thông tin cá nhân. Nếu sau này chúng tôi dùng công cụ phân tích hay bất cứ thứ gì không thiết yếu, chúng tôi sẽ xin đồng ý trước và cập nhật trang này.
12. Trẻ em
BotClarify là công cụ cho doanh nghiệp, không dành cho trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của người dưới 16 tuổi để mở tài khoản. Nếu bạn cho rằng dữ liệu của trẻ em đã đến với chúng tôi, hãy viết cho info@botclarify.com để chúng tôi xóa.
Lưu ý: người nhắn tin vào Page/OA của một doanh nghiệp có thể là trẻ em. Việc xử lý dữ liệu đó thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, là bên kiểm soát dữ liệu.
13. Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào
- Dữ liệu được mã hóa khi truyền (TLS) và khi lưu (do nhà cung cấp hạ tầng); mã truy cập Facebook/Zalo được mã hóa thêm một lớp bằng AES-256-GCM.
- Dữ liệu mỗi doanh nghiệp được tách riêng; quyền của nhân viên theo từng kênh được kiểm tra ở máy chủ.
- Webhook từ Facebook và Zalo được kiểm tra chữ ký trước khi xử lý.
- Mật khẩu được lưu dạng băm.
- Quyền truy cập nội bộ giới hạn cho người cần.
Không dịch vụ nào bảo đảm an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới quyền của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn pháp luật yêu cầu (theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP là 72 giờ) và báo cho khách hàng bị ảnh hưởng không chậm trễ. Xem thêm tại trang Bảo mật.
14. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này. Ngày ở đầu trang luôn cho biết phiên bản hiện hành. Thay đổi quan trọng sẽ được gửi email cho quản trị viên trước khi có hiệu lực.
15. Liên hệ
BotClarify Pte. Ltd.
18 Marina Gardens Dr, Singapore 018953
info@botclarify.com
Xem thêm: Điều khoản dịch vụ và trang Bảo mật.